Referat fra rådsmøte i Menota
Reykjavík 06.09.2003

Sak 1: Konstituering av møtet

Ingen av rådsmedlemmene hadde innvendinger mot at møtet ble holdt åpent for observatører. Det var møtt fram følgende rådsmedlemmer:

- Den Arnamagnæanske Samling ved Nordisk Forskningsinstitutt, Københavns Universitet: Matthew James Driscoll.
- Det Danske Sprog- og Literaturselskab, København: Merete K. Jørgensen.
- Institut for Nordisk Filologi, Københavns Universitet: Hanne Ruus.
- Nordisk institutt, Universitetet i Bergen: Odd Einar Haugen.
- Stofnun Árna Magnússonar á Íslandi: Guðvarður Már Gunnlaugsson.
- Universitetet i Oslo: Jon Gunnar Jørgensen.
- Riksarkivet i Oslo: Tor Ulset.
- Senter for studier i vikingtid og nordisk middelalder, Universitetet i Oslo: Karl G. Johansson (tidligere Växjö universitet).

Karl G. Johansson representerte Sverige på møtet, og hadde skriftlig støtte fra Lars-Erik Edlund (Svenska Fornskriftsällskapet) til å gjøre det.

Det var dermed forfall fra følgende institusjoner: Det Kongelige Bibliotek, København, Språkbanken ved Göteborgs universitet, Svenska Fornskriftsällskapet, og Svenskt Diplomatarium ved Sveriges Riksarkiv, Stockholm.

Siden åtte av rådets tolv medlemmer var frammøtt, var møtet beslutningsdyktig i henhold til vedtektene.

Det var møtt fram følgende observatører:

- Bent Chr. Jacobsen, Den Arnamagnæanske Kommissions Ordbog, Københavns Universitet (Jacobsen hadde status som rådsmedlem fra og med vedtaket i sak 4: Opptak av nye medlemmer).
- Rune Kyrkjebø, Universitetsbiblioteket i Bergen.
- Ólöf Benediktsdóttir, Stofnun Árna Magnússonar á Íslandi (forlot møtet etter sak 4).
- Ögmundur Helgason, Landsbókasafn Íslands.
- Þórunn Sigurðardóttir, Stofnun Árna Magnússonar á Íslandi (forlot møtet etter sak 4).
- Drífa K. Þrastardóttir, Stofnun Árna Magnússonar á Íslandi (forlot møtet etter sak 4).
- Jens Eike Schnall, Universität Bonn.
- Einar G. pétursson, Stofnun Árna Magnússonar á Íslandi.
- Vésteinn Ólason, Stofnun Árna Magnússonar á Íslandi.
- Guðrún Ingólfsdóttir, Stofnun Árna Magnússonar á Íslandi (forlot møtet etter sak 4).
- Garðar Þ. Guðgeirsson, Íslenska verkfræðistofan, Reykjavík (forlot møtet etter sak 4).
- Sigurgeir Steingrímsson, Stofnun Árna Magnússonar á Íslandi (deltok fra og med sak 5).

Sak 2: Referatsaker

Det var ikke kommet merknader til referatet fra fjorårets rådsmøte innen fristen. Dagens møte hadde heller ingen merknader, og referatet ble således vedtatt.

Det ble ikke meldt nye saker til dagens møte.

Rune Kyrkjebø ble valgt til referent for dagens møte.

Sak 3: Statusrapport for arkivet

Matthew James Driscoll orienterte først for Danmark. Han har et prosjekt sammen med Timothy Tangherlini (UCLA) om elektronisk utgivelse av Fornaldarsögur. I det prosjektet brukes en "light" utgave av Menota guidelines.

Merete Jørgensen fortalte om arbeidet ved Gammeldansk Ordbog, der man har et to-års prosjekt "Studér middelalder på nettet". Man skanner et gammeldansk korpus, og lenker det til ordboken. Det er tale om tekst med kritisk apparat. De er interesserte i å bruke Menota-retningslinjene og TEI.

Hanne Ruus opplyste at de ved Institut for Nordisk Filologi arbeider med semi-automatisk lemmatisering av tekster, nærmere bestemt danske folkeviser. Et verktøy kalt MLT (Multi Level Text) vil være klart i løpet av året.

Guðvarður Már Gunnlaugsson orienterte om arbeidet ved Stofnun Árna Magnússonar. De har nå laget digitaliserte faksimiler av ca. 100 håndskrifter, og lagt dem ut på nettet. Foreløpig er kataloginformasjon ikke med, men det kommer. Arbeidet er tidkrevende, men er blitt en del av rutinen ved instituttet og går derfor jevnt framover.

Guðrún Ingólfsdóttir fortalte om arbeidet med Master-katalogisering ved Stofnun Árna Magnússonar. Med Kålunds katalog som utgangspunkt, og med tillegg av nyere bibliografi utarbeidet ved instituttet, føres de nye katalogpostene inn. I mange tilfeller tar man selve håndskriftene fram og nykatalogiserer dem. I tillegg til Guðrún bidrar Ólöf Benediktsdóttir, Þórunn Sigurðardóttir og Drífa Þrastardóttir til dette arbeidet.

Det foregår også XML-avskriving av 1500-talls islandske diplomtekster ved instituttet, ved Már Jónsson og Haraldur Bernhardsson.

Når det gjaldt digitalisering av bilder, bemerket Vésteinn Ólason at instituttet legger ut 120 dpi-versjoner helt ukommersielt. Originalbildene er i 600 dpi.

For Norge rapporterte først Tor Ulset om to store prosjekter ved Riksarkivet i Oslo. Det ene er nettpubliseringen av Regesta Norvegica bind 1 til og med 7. Man har utarbeidet en elektronisk personnavnsdatabase som dekker alle navn i Diplomatarium Norvegicum (ca. 130.000). Dette kan vere et godt hjelpemiddel også for Menota. Ellers har Riksarkivet laget katalog over sine 5.000-6.000 latinske fragmenter. Den vil være ferdig i løpet av et par år.

Tor Ulset skjøt inn at det nå er viktig å få tekster inn i Menota, og foreslo at man tilskrev institusjonene og spurte om de hadde materiale som kan gå inn i arkivet.

Odd Einar Haugen rapporterte for delprosjektet Menota TVB. Det arbeides ved Enhet for digital dokumentasjon ved Universitetet i Oslo med å legge til rette lemmatisert og morfologisk merket tekstmateriale fra Gammelnorsk ordboksverk. I Bergen arbeides det med font-utvikling, og det er utviklet søke-rutiner i Corpus Workbench. I løpet av et års tid vil X-teksten av Heimskringla være klar for innlegging i arkivet. I løpet av høstsemesteret vil deler av Y-teksten være klar.

Odd Einar Haugen framhevet også i år at Menota kan være en fler-nasjonal ramme for søknader til de enkelte landenes forskningsråd.

For Sverige fortalte Karl G. Johansson om to større prosjekter støttet av Sveriges Riksbanks Jubileumsfond. Det ene er et 3-årig prosjekt med en assisten som transkriberer svensk materiale fra Vadstena-klosteret. Menota-standarden blir brukt, og elektroniske bilder til å transkribere fra er levert av Kungliga Biblioteket i Stockholm. Det andre prosjektet involverer Karl G. Johansson, Jonas Carlquist og Inger Lindell, samt 3 doktorander. Prosjektet studerer Vadstena-klosteret som tekst- og håndskriftproduserende miljø. Hver deltaker transkriberer materiale til sitt eget delprosjekt. Det blir tale om en 5.000-6.000 sider i alt. Prosjektleder er Lars Erik Edlund.

Sak 4: Opptak av nye medlemmer

Den Arnamagnæanske Kommissions Ordbog ble enstemmig opptatt som medlem av Menota. Bent Chr. Jacobsen orienterte om relevant materiale og arbeid ved Ordbogen.

Det ble ønsket fra svensk side at Växjö Universitet kan bli stående som medlem. Det ble også ønsket at man skal få med Senter for studier i vikingtid og nordisk middelalder, Universitetet i Oslo, som medlem av Menota-samarbeidet.

Fra islandsk hold ble det opplyst at Sigurgeir Steingrímsson er oppnevnt som suppleant (varamedlem) til Menotas styre for Guðvarður Már Gunnlaugsson.

Sak 5: Fastsetting av vedtekter

Odd Einar Haugen har på vegner av styret innarbeidet merknader fra forrige rådsmøte, samt på eget initiativ lagt til en paragraf om rutiner for saksbehandling ved sirkulasjon (§27 i forslaget). Forslaget til vedtekter ble gjennomgått punkt for punkt.

Rådsmøtet vedtok forslaget til vedtekter med nedenstående endringer. Rådet overlater til styret å sende det reviderte forslaget på sirkulasjon mellom medlemmene, og deretter å kunngjøre ikrafttredelsesdato for vedtektene.

§1 Formål
Første avsnitt. "[...] et nettverk av utgivelsesinstitusjoner og -selskaper i Norden." endres til "[...] et nettverk av nordiske forskningsinstitusjoner og selskaper som arbeider med tekstutgivelse."

§ 4 Oppgaver og sammensetning
Navnet på det Arnamagnæanske Institut endres til "Den Arnamagnæanske Samling ved Nordisk Forskningsinstitut".

§ 10 Oppnevningsperiode
Det var enighet om å bruke termen "oppnevning" i stedet for "valg".

§ 14 Valgbarhet
Her rettes "utgivelsesinstitusjonene" i samsvar med endringen av § 1.

§ 32 Tilbaketrekking av tekster og andre åndsverk
"[...] seinest innen tre måneder." strykes og erstattes med "[...] i samsvar med deponeringsavtalen" (etterpå vedtok man å kalle det "tilgangsavtale", se nedenfor).

§ 33 Ikrafttredelse
Styret har rådsmøtets fullmakt til å sette inn datoen.

Vedtekter vedtatt på rådsmøte 06.09.2003

Tilføying til referatet: Vedtekene ble sendt på elektronisk sirkulasjon blant rådsmedlemmene med merknadsfrist 06.10.2003. Det kom ingen merknader innen fristen, så vedtektene er dermed å anse som vedtatt slik de ble framlagt på møtet. Dato for ikrafttredelse er satt til 06.11.2003, samme dag som behandlingen i rådsmøtet. [Odd Einar Haugen, 09.10.2003.]

Sak 6: Menota handbook

Odd Einar Haugen orienterte. Håndboken er nå ute i versjon 1.0, og vil trolig komme i versjon 2.0 om kort tid. Versjoneringen blir gjort nøye, så brukerne alltid skal kunne finne eldre utgaver.

Karl G. Johansson reviderer for tiden kapittel 7 om forandret, rettet og uleselig tekst.

Det kom forslag om å bedre utskriftsformatet, for eksempel til PDF. Matthew James Driscoll vil se på det.

Kapittel 10 om manuskriptbeskrivelse vil bli noe endret når TEI om kort tid vedtar hvordan deres standard skal forholde seg til Master-prosjektet.

Det ble fremhevet at kapittel 9 om metrisk koding må gjøres mer generelt, så det også omfatter østnordiske tekster.

Sak 7: Fontutvikling

Odd Einar Haugen fortalte om MUFI-initiativet som utvikler Unicode-fonter. Disse vil etter hvert kunne erstatte ReykjavikTimes og AkureyriTimes. MUFI er en koordingering av internasjonalt arbeid for å få middelaldertegn inn i Unicode og ISO. Fontene vil da bli støttet av alle datasystemer. Inntil videre må vi bruke "Private Use Area" i Unicode.

Haugen sender MUFIs forslag på sirkulasjon i Menota.

Sak 8: Utkast til deponeringsavtale

Utkastet til deponeringsavtale (fra nå av med møtets samtykke kalt "tilgangsavtale") er laget på grunnlag av tilsvarende avtale hos Oxford Text Archive. Essensielle punkt er 3.1 - 3.4 som sikrer tekst-deponenten alle rettigheter til teksten. Lengden på avtalen er om lag som på andre internasjonale avtaler av denne typen.

Punkt 9.9.2 må endres, i samsvar med vedtektenes § 32.

Det ble spørsmål omkring Menotas status som rettssubjekt, og hva som trengtes for å sikre arkivet slik status, for eksempel når det gjelder adresse og organisasjonsnummer for arkivet.

Rådsmøtet ba styreleder Odd Einar Haugen utrede en konkretisering av lokaliseringen av arkivet til Bergen. Med det ønsket vedtok møtet framlegget til tilgangsavtale.

Tilgangsavtale vedtatt på rådsmøte 06.09.2003

Sak 9: Rutiner for mottak av tekster

Det ble foreslått, uten noen innsigelse, at styrets medlemmer foreløpig skulle stå for mottaket av tekster til arkivet. Når det gjelder mottak av tekster fra land utenfor Norden, meldte Matthew James Driscoll seg som styrets kontaktperson.

Sak 10: Rutiner for arkivering av avtaler

Det ble vedtatt at Aksis i Bergen tar seg av arkivering av papirversjonene av tilgangsavtalene (= deponeringsavtalene).

Sak 11: Oppnevning av råd for treårsperioden 01.01.2004 - 31.12.2006

Det ble vedtatt å la styre kontakte medlemsinstitusjonene og spørre om de vil prolongere oppnevningene for en periode på 3 år.

Sak 12: Valg av styre for treårsperioden 01.01.2004 - 31.12.2006

Nåværende styre ble gjenvalgt ved akklamasjon. Styret har fullmakt til å konstituere seg.

Sak 13: Tekst fra digitaliserte håndskriftfotografier

Guðmundur Karlsson demonstrerte et inntastingsprogram for tekst fra digitaliserte håndskriftfotografier. Programmet er under utvikling. Det vil fungere som et inntastingsvindu som blir lagt oppå det elektroniske bildet, og som sender tekstlinjen inn i tekstbehandlingsprogrammet når man slår retur.

Sak 14: Eventuelt

Det var ingen saker under eventuelt.

Styrelederen takket vertskapet for et godt arrangement med god mat og drikke i gode lokaler, og hevet møtet klokken 15:55.

Bergen, 15.09.2003
Rune Kyrkjebø