Alle faste
representanter i rådet for Menota var innkalt
til rådsmøtet i arkivet.
Vararepresentanter og andre interesserte fra de
deltagende institusjonene var også
ønsket velkomne på møtet, dog
uten stemmerett. Møtet ble
holdt i rom 27.0.49 i de nye lokalene til
Københavns Universitet, Njalsgade 136 (i
samme bygning som lokalene til Det
Arnamagnæanske Institut). Møtet ble
satt kl. 10.00 og var slutt kl. 17.00. Til stede
på møtet var: - Lars-Erik
Edlund, Svenska Fornskriftsällskapet,
Umeå
- Karl G. Johansson, Institutionen för
humaniora, Växjø
- Roger Andersson, Svenskt Diplomatarium,
Riksarkivet, Stockholm
- Anders Conrad, Det Danske Sprog- og
Litteraturselskab, København
- Ivan Boserup, Håndskriftavdelingen, Det
Kongelige Bibliotek, København
- Matthew James Driscoll, Det Arnamagnæanske
Institut, København
- Anne Mette Hansen, Det Arnamagnæanske
Institut, København
- Jonna Louis-Jensen, Det Arnamagnæanske
Institut, København
- Peter Springborg, Det Arnamagnæanske
Institut, København
- Alex Speed Kjeldsen, Det Arnamagnæanske
Institut, København
- Simon Skovgaard, Det Arnamagnæanske
Institut, København
- Guðvarður Már Gunnlaugsson,
Stofnun Árna Magnússonar á
Íslandi, Reykjavik
- Jon Gunnar Jørgensen, Institutt for
nordistikk og litteraturvitenskap, Oslo
- Tor Ulset, Riksarkivet, Oslo
- Odd Einar Haugen, Nordisk institutt, Bergen
- Rune Kyrkjebø, Nordisk institutt,
Bergen
- Vemund Olstad, HIT-senteret, Bergen
- Christian-Emil Smith Ore, DOK-enheten,
Universitetet i Oslo Rådsmøtet
valgte Odd Einar Haugen til ordstyrer. Ingen hadde
innvendinger mot at møtet skulle være
åpent for observatører. Ingen meldte noen
saker til punkt 10: Eventuelt. Møtet
godkjendte innkallingens dagsorden. Rune
Kyrkjebø ble valgt til referent. Menotas
styremedlemmer og andre orienterte om aktiviteten
som har vært i hvert medlemsland det siste
året. Matthew James
Driscoll orienterte om katalogiseringsarbeidet og
arbeidet med MASTER ved Det Arnamagnanske Institut.
Det er også planer om å tagge enkelte
hele verk (Fornaldarsögur) i TEI etter
Menota-standarden, som en prøve på
overføring av Perseus-prosjektet til nordisk
språk. Anne Mette Hansen fortalte om sitt
arbeid med å merke en bønnebok i TEI
og MASTER. Anders Conrad orienterte om
digitaliseringen av håndskriftet Stockholm K
47, og om det danske diplomatariet der 3000 diplom
er ferdig transkriberte i XML (likevel ikke TEI)
(www.diplomatarium.dk).
Ivan Boserup fortalte at Det Kongelige Bibliotek
hovedsakelig har lagt ut faksimiler, men at man
velger XML for elektroniske tekster og derfor
ønsker å være knyttet til
Menota-miljøet. Guðvarður
Már Gunnlaugsson orienterte om at
instituttet hans har fortsatt
MASTER-katalogiseringen. Det samles også inn
eldre tekster fra studenter og andre, og det vil
være mulig å få tekster fra flere
forlag. Guðvarður Már nevnte et
privat firma i Reykjavik som har laget
søkbare faksimileutgaver av
middelalderhåndskrifter, med fulle
teksttranskripsjoner. Odd Einar Haugen
orienterte om oppbyggingen av infrastruktur for
Menota, i form av ressurser fra HIT-senteret og
DOK-gruppen. Han orienterte også om en
større søknad som er inne til Norges
Forskningsråd om lemmatisering av nordiske
middelaldertekster. Vemund Olstad
fortalte om HIT-senterets arbeid med Menota og med
andre tekstkodingsprosjekter. Senteret gir teknisk
støtte for en del teksteditorer som er
aktuelle for Menota-aktiviteter. Olstad nevnte at
HIT-senteret i tillegg til teknisk hjelp også
bidrar med sekretærfunksjoner for prosjekter
som TEI, og ikke minst at de kan tilby assistanse
ved skriving av søknader om for eksempel
EU-midler. Christian-Emil
Smith Ore orienterte om DOK-gruppens arbeid med
leksikografiske og andre data. Av
middelaldertekster arbeider en med diplom,
lemmatiserte tekster av gammelnorske verk (ca. 10
tekster, i alt ca. 550.000 løpeord).
DOK-gruppen stiller opp med drift og vedlikehold av
server for Menota. Tor Ulset
fortalte om et nytt prosjekt som skal katalogisere
Riksarkivets liturgiske fragmenter (ca. 6000-7000
stykker). Fragmentene skal tidfestes, gis
signaturer, og studeres med tanke på hvilke
som har hørt til samme codex. Prosjektet er
et to års samarbeid med Sverige, og ledes av
professor Andreas Haug i Trondheim. Karl G. Johansson
orienterte om to større søknader til
Sveriges Riksbank, om inntasting og filologisk
gransking av Vadstena-håndskriftene. I
Gøteborg har Språkbanken skrevet inn
Sveriges Medeltida Lagar etter den trykte utgaven.
Det er også av interesse for Menota at Yvonne
Cederholm ved Språkbanken utforsker et
diakront lemma-begrep. Roger Andersson
orienterte om at Svenskt Diplomatarium vil
konvertere tekster til XML, og da trolig benytte
TEI-standarden. Han søker også om
å få utgi en gammelsvensk
prekensamling. Lars-Erik Edlund
fortalte at Fornskriftsällskapet skal sette
opp en hjemmeside ved Umeå
Universitet. Odd Einar Haugen
oppsummerte med at det ligger vel til rette for et
nettverk som Menota, og for at en forsøker
å oppnå standardisering av
presentasjonen av elektroniske tekster. Det synes
også å være to
finansieringsformer for utgivelsesprosjekter: faste
bevilgninger ved deltagende institusjonene og
eksterne midler fra fond, forskningsråd o.l.
Menota kan være referanseramme og motivator
for søknader om finansiering, og
HIT-senteret kan hjelpe til med
søknadsarbeidet.
Det var lagt frem
et utkast til vedtekter for Menota av Odd Einar
Haugen i samarbeid med Jon Gunnar Jørgensen
og Karl G. Johansson (www.menota.org/DOK_vedtekter-utkast.html). Diskusjonen viste
at det var ønske om utdypning og presisering
eller omformulering av vedtektene på disse
punktene: Til
formålsparagrafen var det en lengre
ordveksling. Blant andre Anders Conrad og Ivan
Boserup hadde innvendinger til den. Er det presist
nok formulert hva slags type organisasjon Menota
er, med tanke på økonomisk ansvar,
hjemsted, eventuelt organisasjonsnummer? Er Menota
en "sammenslutning" eller et "nettverk", og
? i så fall - kan et nettverk ha
driftsoppgaver? Det var diskusjon om dette, og det
kom fram at man regnet det for sannsynlig å
måtte knytte Menota-organisasjonen til
én adresse i ett land, for å forankre
det økonomiske ansvaret. Er
formålsangivelsen presis nok når det
gjelder organisasjonens oppgaver, jf. "lagring,
formidling og utgivelse"? Det var ønske om
utdypning og presisering av
formålsangivelsen. En mulig presisering
går på at man lagrer etc. på en
bestemt måte, eller mest mulig
standardisert. Paragrafen
må korrigeres så det framgår hvem
som styrer i perioden fram til 1. januar
2004. Det ble vedtatt
å stryke ordet "normalt" fra setningen
"Valget skjer normalt på et
rådsmøte […]". Det må
presiseres hvordan valget på nytt medlem
foregår i det tilfellet at et varamedlem
først trer inn i styret og deretter fratrer.
Det ble foreslått formuleringen "i
møte eller ved sirkulasjon". Frasen "rykker
opp" ble foreslått endret til "trer
inn". Ordet
"årsmøte" erstattes med
"rådsmøte" i frasen "[…]
før ordinært
årsmøte". Det ble etterlyst
et punkt i vedtektene som omtaler
framgangsmåten for endring av vedtekter. Det
ble antydet å føre inn en ny paragraf
om dette, og at et rimelig krav til flertall vil
være at minst halvparten av
rådsmedlemmene stemmer for forslag til
vedtekstendring. Rådet
samlet seg etter diskusjonen om et slikt
vedtak: Styret får
fullmakt til å utdype formålsparagrafen
og å foreslå en mer konkret
organisasjonsmodell, eventuelt med lokalisering av
Menota til ett hovedkontor i ett nordisk land.
Styret legger nytt utkast til vedtekter frem til
gjennomsyn av jurist, og fremmer så sak for
neste rådsmøte, som vil bestemme om
vedtektene skal endres i samsvar med forslag. I god
tid før neste rådsmøte skal
nytt utkast til vedtekter sendes på
sirkulasjon til rådets medlemmer. på
disse vilkår gir rådet sin
foreløpige tilslutning til vedtektene slik
de i dag foreligger i utkast. Matthew James
Driscoll orienterte om håndboken slik den
nå foreligger i engelsk versjon
(www.menota.org/HB_index.xml),
og presenterte hvert kapittel. Planen er å ha
første fullstendige versjon ferdig til 1.
desember dette året. Det ble pekt
på at håndboken ennå har et
vestnordisk tyngdepunkt, og at det for eksempel
ville være ønskelig å ha med
østnordisk metrikk (jf. håndbokens
kap. 9). Christian-Emil Smith Ore påpekte at
håndboken foreløpig er for løs
når det gjelder å foreskrive tekstenes
trestruktur, og at det her må arbeides mer
med standardiseringen. For søkeformål
er det også avgjørende at man
bestemmer seg for på hvilket nivå
lemma-informasjonen skal ligge. Odd Einar Haugen
fortalte om arbeidet med å få nordisk
middelalderskrift inn i det store tegnsettet som er
definert av Unicode (www.unicode.org).
Dette arbeidet drives nå av en gruppe kalt
Medieval Unicode Font Inititative (www.hit.uib.no/mufi).
Dokumentasjonen av nordisk middelalderskrift som
foreligger i Menota handbook har vist seg å
bli mottatt med stor interesse i deler av TEI- og
Unicode-miljøet. Anne Mette Hansen
orienterte om arbeidet med Master-koding av
manuskriptbeskrivelser ved Det Arnamagnæanske
Institut i København. Hun gikk gjennom
innholdselementene og gav eksempler på koding
og visning. Det kom fram et ønske fra Menota
om å kunne lenke til noe av dette
materialet. Det ble en
diskusjon om hvorvidt Menota skal engasjere seg i
katalogiseringsarbeid. Karl G. Johansson mente
Menota kunne være "paraply" for
katalogiseringsprosjekter. Ivan Boserup
understreket at det likevel vil være
håndskriftsinstitusjonene selv som
utfører katalogiseringsarbeidet på
sitt materiale. Rådet
slutter seg til tanken om at Menota kan ha en
koordinerende funksjon av
katalogiseringsprosjekter, eventuelt være
ramme for prosjektsøknader. Det ble
foreslått at Guðvarður Már til
neste rådsmøte forbereder en sak om
dette. Odd Einar Haugen
innledet med å minne om at transkripsjoner i
de aller fleste tilfeller må regnes som
tolkningsarbeider og derfor er åndsverk.
Menota må derfor forholde seg til personer og
institusjoner i form av avtaler om opphavsrett og
distribusjonsrett. Styret fikk
fullmakt til å utarbeide utkast til avtale
mellom arkiv og
tekstleverandørar. Christian-Emil
Smith Ore forklarte strategien med å lagre
duplikat av tekster eller bilder på flere
fysiske steder og i flere formater. Menota-tekstene
kan inngå i lagringsnettverket hos
DOK-gruppen i Oslo. Christian-Emil
Smith Ore forklarte hvordan man for det
første kan bygge opp norrøne tekster
på grunnlag av den leksikografiske kortbanken
ved Universitetet i Oslo, og for det andre hvordan
man utfører tekstmerking etter standarden i
Menota handbook. Eksemplet var her Barlaams og
Josaphats saga. Igjen kom
spørsmålet opp om hvor
søkemuligheten skal treffe, altså
på hvilket nivå av den merkede teksten.
Og dernest: hvilke tekstenheter skal være de
laveste i en Menota-tagget tekst. Vemund Olstad
viste, med eksempel fra AM 37 folio, hvordan
XML-tekst kan vises ved hjelp av XSLT-stilark, og
hvordan teksten bearbeides for Corpus Workbench,
som er et sentralt dataverktøy i
korpuslingvistikken. Valgkomitén
bestod av: Jon Gunnar Jørgensen (leder),
Lars-Erik Edlund, Vésteinn Ólason og
Peter Springborg. Jon Gunnar Jørgensen la
fram valgkomitéens forslag til nytt styre
for Menota: Fast
representant: Matthew James Driscoll (Det
Arnamagnæanske Institut)
Vara: Britta Olrik Frederiksen (Det
Arnamagnæanske Institut) Fast
representant: Guðvarður Már
Gunnlaugsson (Stofnun Árna
Magnússonar)
Vara: Sigurgeir Steingrímsson (Stofnun
Árna Magnússonar) Fast
representant: Odd Einar Haugen (Universitetet i
Bergen)
Vara: Mette Gismerøy Ekker
(Riksarkivet) Fast
representant: Karl G. Johansson (Växjö
Universitet)
Vara: Roger Andersson (Riksarkivet) Valgkomitéens
forslag ble vedtatt med akklamasjon. Det overlates
til styret å konstituere seg og å velge
leder og nestleder. Ingen
saker. Etter diskusjon på rådsmøtet i
Reykjavík 06.09.2003 er termen
"årsmøte" erstattet med
"rådsmøte". Bakgrunnen er at
rådet ikke er forpliktet til å holde
møte hvert år, og det er derfor
misvisende å bruke termen
"årsmøte". Denne endringen er
innført i nærværende referat
15.09.2003. | 
