Referat fra stiftelsesmøte for Menota
Oslo 10.09.2001

Sak 1: Institusjonene presenterer seg

Claus Huitfeldt og Christian-Emil Smith Ore ønsket velkommen til møtet.

Samtlige institusjoner som var representert presenterte seg, gjorde rede for bakgrunnen for sin interesse for forslaget om opprettelse av et tekstarkiv for nordiske middelaldertekster og hvilket materiale de eventuelt kunne tenke seg å bidra med.

---

Sak 2: Målgruppe (hvem og hva skal arkivet tjene?)

Diskusjonen gikk om tekstarkivets målgruppe skulle være avgrenset til forskerne ved medlemsinstitusjonene eller også omfatte middelalderfilologer generelt, forskere innenfor andre fag, studenter eller almenheten generelt.

Behovet for å skille mellom hvem som er arkivets målgruppe og hvem som har adgang til arkivet ble understreket: Det er f.ek.s mulig å legge materialet til rette for de mer eller mindre spesialserte behovene til en målgruppe avgrenset til f.eks. forskere ved medlemsinstitusjonene, selv om materialet teknisk sett er tilgjengelig for alle.

Det var enighet om at arkivets primære målgruppe er forskere og studenter innenfor middelalderfilologi. Fysisk begrensning av adgang til materialet er ikke ønskelig i andre tilfelle enn der rettighetsforhold tilsier det.

I den grad ressursene tillater det vil en også kunne legge materialet til rette for et bredere publikum.

---

Sak 3: Materialavgrensning

Arkivet skal konsentrere seg om før-reformatoriske nordiske tekster i latinsk alfabet. Primært omfatter dette tekster på nordisk språk (vestnordisk og østnordisk) og på latin, men ikke runeinnskrifter. Avgrensningen til før-reformatoriske tekster utelukker ikke tekster av senere dato som er vitner om før-reformatoriske tekster, f.eks. folkevisemateriale og senere islandsk materiale.

Arkivet skal også omfatte faksimilegjengivelser, kataloger over materialet, bibliografier, biografier og leksikalske hjelpemiddel. I den grad oversettelser av tekster som ellers kvalifiserer for inklusjon i arkivet finnes bør også slike tas med.

---

Sak 4: Formater og standarder

Materiale fra samtlige institusjoner er tilrettelagt etter vekslende standarder (fra normalisert til strengt diplomatarisk) og foreligger i en rekke forskjellige formater (Word-filer, tekstfiler, SGML av forskjellige typer etc.). En forskningsgruppe ved Senter for høyere studier 2000-2001 utarbeidet et forslag til felles SGML/TEI-basert format for nordiske middelaldertekster.

Det er behov for å integrere alt materiale under et felles presentasjons- og søkeformat, men dette vil ta tid. Det ble derfor enighet om at en av de viktigste oppgavene for arkivet vil være å fastlegge standarder for fremtidig arbeid med f.eks. normaliserte og diplomatariske utgaver, slik at arkivet kan bidra til å etablere felles retningslinjer for forskjellige utgavetyper.

---

Sak 5: Tilgjengelighet, adgangskontroll og rettighetsadministrasjon

Det var enighet om å søke minst mulig begrensning av adgang til arkivets materiale. Noe av det aktuelle materialet kan ikke distribueres fritt. For dette materialets vedkommende må det derfor finnes frem til prosedyrer for adgangskontroll og rettighetsadministrasjon.

---

Sak 6: Organisering

For opprettelsen av et arkiv er det nødvendig å ha både en teknisk infrastruktur og en faglig ledelse.

Representantene for HIT-senteret og Oslo tilbød arkivet nødvendig infrastruktur.

Det viktigste er likevel å etablere et faglig organ som skal ha oppsyn med arkivets drift og faglige strategi. Det ble enighet om følgende:

Det opprettes et råd bestående av én representant for hver av de samarbeidende institusjoner. Fire av rådets medlemmer, ett fra hvert av de fire landene som er involvert, utgjør dets styre. Styret velger selv sin leder.

---

Sak 7: Valg til de organer som er besluttet opprettet

I påvente av formell oppnevnelse av råd og styre, oppnevnes følgende interimstyre for arkivets arbeid:

- Matthew James Driscoll, Det Arnamagnæanske Institut, København
- Guðvarðr Már Gunnlaugsson, Det Arnamagnæanske Institut, Reykjavik
- Odd Einar Haugen, Nordisk institutt, Bergen
- Karl G Johansson, Institutionen för humaniora, Växjö

Interimstyret valgte Odd Einar Haugen som sin leder.

Det sendes brev til hver av de deltagende institusjoner med forespørsel om oppnevning av en representant til arkivets råd.

Interimstyret fungerer inntil rådet velger styre på sitt neste møte, senest innen et år (jfr. sak 11.)

---

Sak 8: Økonomi og finansiering

Arkivet trenger hovedsaklig å finansiere følgende aktiviteter:

- Opprettelse og vedlikehold av teknisk infrastruktur (server)
- Møter i styre og råd

Bergens- og Oslo-miljøet vil samarbeide om teknisk infrastruktur og yte administrativ og teknisk støtte så langt det er behov og kapasitet. De institusjonene som er representeret i arkivets styre og råd forutsettes selv å dekke reiser og å bidra med arbeidstid som går med til rådets og styrets aktiviteter.

Arkivets medlemmer bør videre støtte hverandre i søknader til nasjonale og nordiske institusjoner om finansiering av faglig arbeid i forbindelse med arkivet, tilrettelegging av materiale som skal inngå i arkivet osv. Arkivet som sådan forutsettes likevel ikke å utføre eller finansiere slikt arbeid.

---

Sak 9: Fremdriftsplan for videre arbeid

Så snart referat fra dette møte er godkjent av alle tilstedeværende, sendes brev til hver av de deltagende institusjoner med forespørsel om oppnevning av en representant til arkivets råd.

Invitasjon til deltagelse i arkivets råd bør også gå til andre institusjoner som interimstyret finner å ville invitere (f.eks. Fornskriftselskapet i Sverige og Nasjonalarkivet og Nasjonalbiblioteket på Island).

Styret sørger for snarest mulig å etablere et nettsted for arkivet.

---

Sak 10: Navn

Det ble vedtatt at arkivet skal hete "Medieval Nordic Text Archive", med forkortelsen MeNoTA.

---

Sak 11: Neste møte

Nytt møte holdes innen et år.

Referent: Claus Huitfeldt

Referat utsendt: 15.10.2001
Merknadsfrist: 22.10.2001